Makale
Kusursuz Sanal Toplantılar ve Etkinlikler Düzenleyin
Günümüzde toplantı ve etkinlik organizasyonlarında doğru kabul edilen yaklaşıma göre “yüz yüze bağlantı kurmanın gücü” alternatif iletişim biçimleri ile kolay kolay yer değiştiremez. Ancak son dönemde çeşitli sebeplerle insanları tek mekânda bir araya getirmek her zaman o kadar da kolay, ödenebilir veya ulaşılabilir olmuyor. Bu nedenle sanal ve karma etkinlikler son yıllarda giderek daha popüler hale geldi.
Bu yazımızda başarılı sanal toplantılar ve etkinlikler düzenlemekle ilgili bilmeniz gereken her şeyi keşfedeceğiz. Toplantılarınızı ve etkinliklerinizi on-line hale getirmenin, hedeflerinize ulaşmanıza, katılımı artırmanıza ve bütçenize zarar vermeden başarılı olarak gerçekleşmesini nasıl sağlayabilirsiniz? Neden sanal bir etkinliğe ev sahipliği yapmayı düşünmelisiniz? Sanal bir deneyimi nasıl başarılı kılabilirsiniz? gibi soruların yanıtlarını arayacağız.
Sanal Etkinlik Nedir?
Sanal etkinlikler en basit tanımıyla çevrimiçi yani on-line olarak düzenlenen etkinliklerdir. Sanal etkinlikler, katılımcıların mekândan bağımsız olarak dünyanın herhangi bir noktasından etkinliğinize katılım potansiyeli taşıyan düşük maliyetli etkinliklerdir. Sanal etkinlik şeklinde organize edilen ve yürütülen on-line etkinliklerde tek veya çoklu sunum oturumları veya ortak çalışma oturumları, webinar ve workshoplar, konferans ve seminerler içeren detaylı bir organizasyona imzanızı atabilirsiniz.
Neden Sanal Etkinliklere İhtiyaç Var?
Bunun pek çok yanıtı olabilir. Bunların başında kolay erişilebilirlik geliyor diyebiliriz. Sanal seçenekler şahsen etkinliğinize katılamayan katılımcıları ağırlamanıza olanak tanır.
İkinci sebep ise bütçedir, eğer büyük bir etkinliğe ev sahipliği yapmak istiyor ancak maliyetleri düşürmeniz gerekiyorsa toplantı ve seminerleri sanal hale getirmek faydalı olabilir. Bu sayede, bir seminer veya konferans mekânı kiralamanın yükü taşımadan da büyük organizasyonlara imza atma şansı elde etmiş olursunuz. Ayrıca, şüphesiz ki seyahat için harcanan katılımcı bütçesinden de ciddi bir tasarruf etmenizi sağlar. Ulaşım hareketliliğinin azalmasının en büyük yararı da çevreye salınan emisyon gazlarının azalması ve sizler için ekonomik, sosyal ve çevresel açıdan daha sürdürülebilir bir alternatif üretebilmesidir.
Son olarak da zorunlu durumları ve kapanmaları sayabiliriz. Aşırı hava olayları, Covid-19 gibi salgınlar, kısıtlamalar, seyahat yasakları veya kontrol edemeyeceğiniz pek çok sebepten dolayı yüz yüze etkinliğinizi sanal hale getirmek veya tamamen iptal etmek zorunda kalabilirsiniz. İşte bu gibi durumlarda sanal etkinlik (virtual event) platformları kurtarıcınız olacaktır.
Sanal Etkinliklerin Püf Noktaları Nelerdir?
Sanal toplantı ve etkinlik platformundan beklemeniz gereken en önemli özellikler
- Dinamik bir içerik ve çoklu katılımcı etkileşimi teşvik eden bir yazılım kullanılıyor olması,
- Etkinlik katılımcılarının, sponsorların ve tanıtım personelinin etkinliğiniz boyunca birbirleriyle bağlantı kurabilmesi (dijital fısıldaşma)
- İzleyicilerin soru-cevapları esnasında yüksek kaliteli canlı akış desteği,
- Gelişmiş video konferans teknolojisi sunması gibi özellikler olmalıdır.
Şunu unutmayın ki sanal bir etkinliğe ev sahipliği yapmak da en az yüz yüze bir etkinlik organize etmek kadar yaratıcılık, özen ve dikkat gerektirir. Eğer bu tür bir event organize etmek isterseniz iyi geliştirilmiş, doğru tasarlanmış ve kapsamlı bir platform kullanmanız gerekir. Bu tür platformlarla ilgili daha fazla bilgi almak istiyor, sorularınızın yanıtlanması konusunda desteğe ihtiyaç duyuyorsanız bizimle iletişime geçebilirsiniz.